Programar o recortar. He ahí la cuestión. 

A menudo me preguntan cuál es el error más común que comenten las organizaciones culturales sin ánimo de lucro. Después de haber estudiado cientos de casos, la respuesta es simple: el error más común que cometen las organizaciones culturales es recortar el presupuesto de programación. 

Las organizaciones culturales por lo general son frágiles financieramente. Esto hace que la reacción natural de los gerentes sea hacer recortes presupuestales, recortes que frecuentemente deben empezar por el área de programación, pues normalmente es el área donde están concentrados todos los gastos de la organización. Esto que parece una respuesta tan lógica a la crisis, es sin duda crónica de una muerte anunciada. La solución a la falta de recursos nunca es recortar el presupuesto de programación. Es más, en el 90% de los casos, es el primer paso para una organización que agoniza. 

Por el contrario, el primer paso que debe tomar una organización cultural que está buscando capitalizarse y obtener nuevas fuentes de ingresos que la hagan ser sostenible en el tiempo es hacer una pausa y pensar en cuán emocionante es su programación. Esto requiere de un ejercicio importante de autocrítica de todos aquellos que trabajan en el área misional de la organización. Implica hacerse una serie de preguntas como : ¿qué hacemos diferente a las otras organizaciones similares? ¿qué hacemos mejor? ¿qué valor agregado le estamos dando a nuestra comunidad? ¿estamos abordando temas que son relevantes para el ciudadano de a pie?

Hacerse estas preguntas parece obvio cuando lideramos estas organizaciones. Sin embargo, la verdad es que con frecuencia nos quedamos en un espiral de “lo hemos hecho siempre así” y terminamos programando las mismas obras, talleristas, solistas, etc. Esto funciona para mantener un público que ha ido siempre a vernos, pero anualmente ese público habitual se reducirá en un 5 o 10% y no estamos haciendo el ejercicio de cultivar nuevos públicos. Es más, casi nunca nos preocupamos por saber qué está consumiendo la gente y por qué. 

Una programación emocionante, relevante y que le hable a nuestras comunidades es el primer paso para conseguir nuevas fuentes de recursos. Mientras más diversa sea esta programación, más probable será que llamemos la atención no solo del público, sino de medios de comunicación, donantes, patrocinadores y aliados. Una programación llamativa es el primer paso para estar en el top of mind  de los tomadores de decisiones y los distintos grupos de interés pues esto tendrá un efecto prácticamente inmediato: las ganas de pertenecer al grupo cercano de la organización o lo que yo he llamado: Comunidad. Hablaremos de la importancia de crear comunidad en otra entrada de este blog, por ahora concentrémonos en la programación. 

Todas las organizaciones artísticas y culturales deberían estar en capacidad de tener un “menú” de programación que se divida en actividades tipo A, tipo B y tipo C. 

Las actividades tipo A son proyectos ambiciosos que requieren más de tres años de planeación y que involucran más de un aliado. Proyectos que tienen varias fases e hitos y cuyo impacto va mucho más allá de la organización misma sino que tiene impactos sobre un territorio o población más allá del público regular de la organización. 

Las actividades tipo B son proyectos que requieren más de un año de planeación y que requieren de uno o dos aliados y cuyo público objetivo es el público cruzado de la organización que lo lidera más aquel de las otras organizaciones. 

Las actividades tipo C son las actividades regular de una organización y aquellas que se planean con un año o menos de anticipación. Constituye la programación “normal” y es lo que la organización hace cada año sin necesidad de recursos o aliados adicionales. 

El 90% de las organizaciones que conozco solo tienen programación tipo C y en algunas ocasiones cuentan con uno o dos proyectos tipo B. Esto tiene varias consecuencias:

• Falta de tiempo para conseguir recursos extraordinarios que no correspondan a los recursos de aquellas fuentes “habituales”. 
• Imposibilidad de ampliar la base de donantes y patrocinadores. Si seguimos haciendo lo mismo, seguiremos atrayendo los mismos recursos.
• Desgaste del equipo por tener que trabajar en el modo “apagar incendios” en vez de poder distribuir los esfuerzos en el tiempo. 

Una organización sana debería estar en capacidad de hacer su planeación artística con al menos 3 años de anticipación. Y en su calendario tener al menos un proyecto A, y tres B cada año. Esto permitirá tener muchas “excusas” para conseguir nuevos recursos, momentos cumbre que atraigan a los medios de comunicación y así poco a poco ir posicionándose como un actor indispensable en el ecosistema de un territorio particular. 

Mi consejo para una organización que está empezando a cambiar ese paradigma del cortoplacismo es sentarse y escribir todos los proyectos ambiciosos y ponerlos en una línea de tiempo, así parezca imposible y cada mes anotar qué acciones se toman para hacerlo posible. El resultado con frecuencia es que muchos de esos proyectos se modifican con el tiempo y debemos tener esa flexibilidad, pero al tenerlos en el radar, empezamos a darle forma en nuestra cabeza y la del equipo y sin darnos cuenta los estamos haciendo realidad. 

Cuando esto se vuelve un hábito tenemos como resultado una organización sana, que siempre tiene proyectos para presentarle a sus donantes y patrocinadores y que siempre genera contenido emocionante para sus públicos y los medios de comunicación. 

Si quieres empezar a construir este tipo de programación y quieres una plantilla, escríbenos y te la haremos llegar a vuelta de correo. 

Para profundizar más sobre este tema escucha el capítulo del mismo nombre en el podcast SOS- ¿Somos Organizaciones Sostenibles?. Disponible en Apple Music, Amazon y Spotify.